Registre des activités de traitement

 

Il s'agit du registre de U-Residence / De Valk Leuven (Federale REIM NV) résidant à Stoofstraat 12 1000 Brussel Belgium avec le numéro d'enregistrement d’entreprise BE0825.774.262 .

Nom du coordinateur de la confidentialité: Trudo Smeesters 

Adresse e-mail du coordinateur de la confidentialité: trudo.smeesters@federale.be 

Ce que nous collectons, traitons et stockons sur nos clients

Lorsque nous collectons, traitons et stockons des données clients, nous voulons nous assurer que nous collectons, traitons et stockons uniquement les données dont nous avons vraiment besoin et que nous sommes en droit de traiter de cette manière. Cette section nous aide à concevoir le bon protocole de confidentialité.

 Rendez-vous clients
Description
Enregistrer les rendez-vous clients soit sur papier sur un ordinateur
Description du but du traitement
Pour gérer la disponibilité et le calendrier
Sujets de données concernés
Clients
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Adresse email personnelle, Date et heure, Données de localisation de la propriété
Fondement juridique
Contract
Période de rétention
À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
Description des mesures de sécurité
Fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures pratiques de l'industrie
Catégorie de destinataires tiers
N/A
Traité à l'intérieur de l'UE
Correspondance client
Description
communication avec les clients sous forme électronique ou papier
Description du but du traitement
Pour fournir un service approprié au client
Sujets de données concernés
Clients
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Numéro d'étudiant, Cursus/Programme, Numéro de téléphone personnel, Signature, Compte bancaire, Passeport , Adresse email personnelle, Carte d'identité, Adresse du domicile, Contrat, Nom de la partie impliquée, Contenu de la correspondance, Preuve d'inscription
Fondement juridique
Contract
Période de rétention
À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
Description des mesures de sécurité
Fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures pratiques de l'industrie
Catégorie de destinataires tiers
N/A
Traité à l'intérieur de l'UE
Facturation et comptabilité clients
Description
Calcul des frais dus, envoi des factures et garantie du paiement
Description du but du traitement
Pour assurer un paiement correct
Sujets de données concernés
Clients
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Compte bancaire, Données de solde de paiement, Adresse du domicile
Fondement juridique
Contract
Période de rétention
À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
Description des mesures de sécurité
Fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures pratiques de l'industrie
Catégorie de destinataires tiers
N/A
Traité à l'intérieur de l'UE
Boutique en ligne
Description
Site Web ou page Web permettant l'achat ou la réservation de biens et / ou de services par les clients
Description du but du traitement
Pour assurer l'exécution du service au client
Sujets de données concernés
Clients
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Signature, Adresse email personnelle, Cookies, Adresse du domicile, Identificateurs techniques et profileurs, Détails de la carte de paiement, Cookies de performance
Fondement juridique
Contract
Période de rétention
À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
Description des mesures de sécurité
Fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures pratiques de l'industrie
Catégorie de destinataires tiers
N/A
Traité à l'intérieur de l'UE
Location de chambres d'étudiants
Description
Location de chambres étudiantes, logement
Description du but du traitement
Location de chambres étudiantes, logement
Sujets de données concernés
Clients
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Numéro d'étudiant, Cursus/Programme, Numéro de téléphone personnel, Signature, Compte bancaire, Passeport , Adresse email personnelle, Nationalité, Carte d'identité, Adresse du domicile, Contrat, Nom de la partie impliquée, Données de localisation de la propriété, Preuve d'inscription
Fondement juridique
Contract
Période de rétention
À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
Description des mesures de sécurité
Fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures pratiques de l'industrie
Catégorie de destinataires tiers
N/A
Traité à l'intérieur de l'UE
 

What we collect, process and store about our staff

When we collect, process and store data about our staff and/or independent contractors, we want to make sure we only collect, process and store data we really need and are entitled to handle in this way. This section helps us to design the correct privacy protocol.

  

Ce que nous collectons, traitons et stockons sur nos fournisseurs

Lorsque nous collectons, traitons et stockons les données des fournisseurs, nous voulons nous assurer de ne collecter, traiter et stocker que les données dont nous avons vraiment besoin et que nous sommes en droit de traiter de cette manière. En traitant avec nos fournisseurs, nous collectons, traitons et stockons généralement le nom, l'adresse e-mail professionnelle et le numéro téléphone professionnel de la ou des personnes qui interagissent avec nous. Nous collectons, traitons et stockons également le numéro de TVA de nos fournisseurs. Si nous fournissons un espace de stationnement ou l'accès à notre zone d'activité aux véhicules des fournisseurs, nous pouvons collecter, traiter et stocker le numéro de plaque d'immatriculation et le moment de la visite à des fins d'organisation et de sécurité.

Ce que nous partageons avec les autres

Lorsque nous partageons des données avec des tiers, nous voulons nous assurer de ne partager les données qu'avec des parties qui s'engagent à traiter les données d'une manière conforme au RGPD. Cette section nous aide à concevoir le bon protocole de confidentialité.

 Assurance
Description
Partage de données avec une compagnie d'assurance et / ou un courtier
Description du but du traitement
Assurer un traitement adéquat des responsabilités de l'entreprise
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Adresse du domicile, Réclamer des informations spécifiques, Nom de la partie impliquée
Fondement juridique
Legitimate interests
partie tierce
Federale Verzekeringen
Belgium
Agent de gestion immobilière
Description
Partage de données avec l'agent de gestion immobilière
Description du but du traitement
Assurer une bonne gestion des copropriétés
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Compte bancaire, Adresse email personnelle, Données de solde de paiement, Adresse du domicile, Nom de la partie impliquée, Données de localisation de la propriété
Fondement juridique
Legal obligation
partie tierce
Cobelpro NV
Belgium
Support Informatique
Description
Prise en charge de l'infrastructure informatique, des systèmes, des logiciels ... et dépannage
Description du but du traitement
Pour assurer le bon fonctionnement de l'environnement informatique
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Numéro de téléphone personnel, Adresse email personnelle, Données d'identification électronique, Adresse du domicile, ID de l'article
Fondement juridique
Legitimate interests
partie tierce
Aldrin
Belgium
Partenaire de paiement
Description
Processeur de paiement tiers
Description du but du traitement
Pour traiter les paiements
Catégories de données impliquées dans le traitement
Nom du client, Signature, Adresse email personnelle, Données d'identification électronique, Historique de paiement, Adresse du domicile, Détails de la carte de paiement
Fondement juridique
Contract
partie tierce
Ingenico e-Commerce Solutions
Belgium
 

Nous pouvons partager les données référencé sous la section 3 de ce registre avec d'autres fournisseurs afin d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

Systèmes que nous utilisons lors du traitement des données clients

Lorsque nous traitons les données clients, nous utilisons souvent des systèmes construits et / ou gérés par des tiers. Nous voulons nous assurer que ces parties s'engagent à créer et / ou à exécuter ces systèmes avec le protocole de confidentialité approprié.

 PC, ordinateurs portables, smartphones, tablettes
Description
Utilisation de périphériques informatiques pour les interactions avec les clients
Type
Other
Système fournisseur
Divers
Dossiers papier de documentation et de correspondance
Description
Documentation imprimée et de correspondance
Type
Other
Système fournisseur
Divers
 

Systèmes que nous utilisons lors du traitement des données du personnel

Lorsque nous traitons les données du personnel, nous utilisons souvent des systèmes construits et / ou gérés par des tiers. Nous voulons nous assurer que ces parties s'engagent à créer et / ou à exécuter ces systèmes avec le protocole de confidentialité approprié.

 Microsoft Outlook et Office
Description
Suite de productivité Microsoft Office, par ex. Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Notes, etc.
Type
Public cloud
Système fournisseur
Microsoft.com
Dossiers papier de documentation et de correspondance
Description
Documentation imprimée et de correspondance
Type
Other
Système fournisseur
Divers
PC, ordinateurs portables, smartphones, tablettes
Description
Utilisation d'appareils informatiques pour les interactions du personnel
Type
Other
Système fournisseur
Divers